Beaucoup de PME n’accordent pas assez d’importance à la gestion des notes de frais. Pourtant, il s’agit bel et bien d’un vrai poste de dépense qui pèse lourd sur le passif de la structure. Il est donc primordial de prendre les mesures adéquates pour alléger les coûts cachés de ce processus. Plusieurs solutions peuvent notamment être envisagées.

Les coûts cachés de la gestion des notes de frais

Bon nombre de PME envoient leurs salariés en missions à l’extérieur du lieu de travail. Ceux-ci ont besoin de moyens financiers pour la réalisation de leurs tâches. On compte dans ce cas trois sortes de dépenses : hébergement, restauration et déplacement. Le système de gestion des note de frais semble simple en principe. L’employé déboursera ces frais de sa poche. Il se fera par la suite rembourser par son employeur. Naturellement, cela ouvre la porte à des fraudes et à des détournements. En effet, le collaborateur risque d’utiliser l’argent de l’entreprise pour satisfaire ses besoins personnels. Il n’aura qu’à fournir une pièce justificative falsifiée.

Les responsables sont bien conscients de cette éventualité. C’est pour cette raison qu’ils examinent minutieusement chaque note de frais. Dans une grande compagnie, les comptables reçoivent toutefois des centaines de factures chaque mois. Si le dirigeant n’adopte pas un système adapté, le processus prendra énormément de temps. Cela constitue un manque à gagner pour la société puisque les comptables auraient pu se concentrer à d’autres tâches.

Quelle méthode de remboursement choisir ?

Afin d’optimiser la gestion des notes de frais, quelques enseignes ont décidé de se servir des nouveaux moyens de paiement. Quelques spécialistes dans le domaine suggèrent aux entreprises d’utiliser des cartes corporate. Celles-ci sont associées à un porte-monnaie électronique conçu pour retracer toutes les dépenses réalisées. Mieux, il existe aussi des solutions permettant de dématérialiser les notes de frais. Après avoir procédé à une quelconque transaction, le détenteur de la carte doit prendre en photo la facture grâce à son Smartphone. À l’aide d’une application dédiée, cette photo sera instantanément envoyée au service de la comptabilité. Les responsables n’auront plus à attendre la fin du mois pour examiner les justificatifs, ce qui a pour conséquence de réduire les coûts et d’optimiser la gestion des dépenses en entreprise. Cette solution permet de profiter d’un gain de temps considérable. Les remboursements seront effectués dans les meilleurs délais, ce qui contribue à motiver les salariés. Ce processus réduit les risques des détournements. Le débit différé donne les moyens de mettre en place un système de validation.

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